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Priorisation ou l'art de ne pas s'arracher les cheveux

“Prioriser, c’est se laisser le droit de choisir”

Monsieur Yus

Mardi 15 Octobre a eu lieu notre meetup sur la “Priorisation ou l’art de ne pas s’arracher les cheveux”.

Qui n’a jamais vu son collègue lui sauter dessus avec un projet/dossier/recrutement ULTRA-urgent à faire pour .. hier ?

Il peut paraître compliqué de prioriser :)

Durant cet atelier, nous avons vu des outils permettant de prioriser son travail et de trouver une cadence supportable et agréable !

NOTER - 1ère étape, lister toutes les tâches du quotidien dans un même et unique endroit (que ce soit un cahier, des post-it, un tableur ou un outil digital de type Trello). Afin de pouvoir mettre au clair les différentes tâches effectuées.

Bon ok vu comme ça, cela peut faire peur …

ESTIMER - Une fois qu’on a nos différentes tâches. Les estimer, il nous faudra.

Deux tips soufflés dans l’oreillette :

  1. Ne pas hésiter à sous-estimer les tâches. Si vous doutez entre 45 min et 30, prenez 30 min.
  2. Classer chaque tâche par séquence. 

A chaque tâche, nous attribuerons un certain nombre de points, selon le temps qu'elle nous prend :

  • 15 mins = 0,5 point
  • 30 mins = 1 point
  • 1h = 2 points
  • 1h30 = 3 points
  • 2h30 = 5 points
  • 4h = 8 points

Au delà de 4h, il y a généralement plus d’une tâche..

RÉSERVER - Pour gérer les imprévus, il est important de se réserver des créneaux (3h/semaine et indiquer pour ces créneaux “RESERVE”). Les contextes et les tendances sont émergents. Il faut donc éviter la rigidité pour éviter d’être submergé.

Et puis John Lennon ne disait-il pas “ Le temps que vous prenez plaisir à perdre n’est pas du temps perdu.” Je sais, c’est philosophique comme concept :)

ARBITRER - Lorsque l’on organise son agenda de la semaine, ne pas oublier également les tâches qui nous font plaisir.

On peut utiliser la matrice de Stephen Covey, qui va aider à identifier ce à quoi nous allons passer du temps ou non.

  • ce qui est urgent et important
  • ce qui n’est pas urgent, mais important 
  • ce qui est urgent mais pas important
  • ce qui n’est ni urgent, ni important. 

CONTRÔLER - Les tâches de la semaine maintenant classées, nous pouvons élaborer le planning de notre semaine type.

Il faut éviter “la zone de tromperie” c’est-à-dire éviter les actions urgentes et importantes ou urgentes et non importantes. Prendre le temps de remettre en cause ses priorités et se poser les bonnes questions.

A retenir, l’acronyme NERAC - Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer & Contrôler. Un bon moyen mnémotechnique pour ne pas oublier, de bien organiser sa semaine.

La méthode “Pomodoro” peut également être utile pour rester concentré sur une tâche durant 25 mins.

Au delà de ces outils, il est important d’avoir une communication efficace. Il faut savoir négocier et apprendre à dire “non”.. Cela pourrait être le sujet d’un autre meetup ;)

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