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Communication d'équipe

Partager ensemble pour mieux régner !

Mardi 7 Avril a eu lieu notre second meetup de l’année portant sur la communication d’équipe. Nous avions envie de partager avec vous notre retour d’expérience.

Equipe RH ou équipe IT, l’objectif reste le même : Avancer ensemble avec une vision commune (et partagée de tous). 

Les enjeux nous ont semblés d’autant plus d’actualité en cette période. Comment garantir que l’équipe ait une vision commune ? Comment construire cette vision ensemble ?

Ce meetup a donc été l’occasion de vous partager nos rituels d’équipes, nos ratés et nos réussites à travers quelques idées faisable à distance et/ou en présentiel !

Pour redonner un peu de contexte : c'est en rejoignant beNext que j’ai découvert l’agilité. J’y travaille en tant que RH dans une équipe pluridisciplinaire (composée de "business developer" et RH). Chez nous, les méthodes agiles, que l’on associe souvent à des projets IT, sont appliquées aux fonctions dites “transverses”.

Je vous détaille ici mon retour d’expérience, tout en essayant de répondre à 2 objectifs :

1) Comment être garant(e) que l’équipe ait une vision commune ?

2) Comment construire cette vision ensemble ?

Je profite également du contexte actuel pour vous donner des bonnes pratiques sur notre manière de travailler à distance.

  1. Comment être garant(e) que l’équipe ait une vision commune ? 
  • LES RITUELS D'ÉQUIPE :

Les rituels d’équipes vont permettre de partager les informations importantes et de vérifier que l’on partage toujours la même vision.

Nous avons différents rituels chez beNext :

  • les daily meeting : qui nous servent de point de synchronisation quotidien, notamment pour exprimer les points de blocage rencontrés la veille. D’une durée de 15 min, on peut désigner un “Timekeeper” (garant du “non débordement“ du daily) et un facilitateur (garant du bon déroulement). L’ objectif n’est pas de “refaire” entièrement la journée d’hier.

Et à distance ? Utiliser un outil comme MEET (Hangouts, suite Gmail) par exemple. Petit conseil, pour bien s’entendre et éviter de se couper la parole >> couper les micro de l’équipe et laisser actif uniquement celui de la personne qui s'exprime.

  • les rétrospectives pour l’amélioration continue. Nous en avons une tous les 15 jours. En faisant cette rétro sur les dernières semaines écoulées, nous partageons nos informations, nos célébrations et les difficultés rencontrées.

Il existe énormément de formats de rétro. Vous les trouverez sur des sites spécialisés, comme retromat.org.

A distance : Nous préconisons deux outils pour faire vos rétro d’équipes à distance : Draft.io et MetroRetro.

La prise en main de Draft.IO est assez facile : il vous suffit de créer un compte puis de sélectionner parmi les différents modèles de rétro, celui qui vous semble le plus pertinent pour la rétro à venir.

Seul bémol, les participants doivent préparer leurs "post-it" dans leur coin à la maison. En revanche, Metroretro permet à chacun de rédiger ses post-it directement en ligne, de façon privée ou non, puis de les partager avec l’équipe au moment de la restitution (bouton "share").

Retour d’expérience :

Nous avions commencé par instaurer des rétrospectives toutes les 4 semaines le Vendredi.

Le constat que nous avions fait était le suivant : la durée des sprints étant trop longue, les protagonistes ne se rappelaient plus forcément ce qu’ils avaient fait durant les 4 dernières semaines.

Les membres de l’équipe venaient à reculons à la rétro.

Nous avons donc décidé de faire des rétro toutes les 2 semaines en fin de journée en gardant le Vendredi, en jouant sur des formats différents à chaque fois.

On peut faire appel à une personne externe à l'équipe, un facilitateur pour animer la rétro.

Ne pas oublier de définir, UN garant et UNE deadline pour chaque action prise lors de la rétro. Ainsi, au début de la rétro suivante, l’équipe pourra faire une revue des actions précédentes. L’idéal étant d’écrire les actions prises sur un visuel mural.

  • MANAGEMENT VISUEL:

Il existe beaucoup d’outils collaboratifs permettant aux équipes de communiquer ensemble.

Le management visuel permet à l’équipe d’avoir une vision d’ensemble du projet.

Chez beNext, nous utilisons le management visuel sous forme d’un tableau avec toutes les infos RH et business de chaque équipe.

Pour que le “board”, soit pertinent, il faut le tenir à jour !

A distance : les équipes peuvent travailler sur un outil comme TRELLO. Mais également ASANA ou TAÏGA.

Retour d’expérience :

Durant cette période de confinement nous avons reproduit notre kanban mural sur l'outil Trello.

Il faut faire vivre le board, en le mettant à jour régulièrement ! Par exemple en daily tous les matins.

Il ne doit pas être figé et vous pouvez vous accorder la liberté de le faire évoluer, s’il ne répond plus à vos besoins (modifier une catégorie, etc..).

Nous venons de voir différents moyens communiquer ensemble à distance et/ou en présentiel. Regardons maintenant, comment construire une vision d’équipe.

2. Comment construire une vision d’équipe ? 

Travailler au sein d’une équipe implique de regarder dans la même direction et d'être aligné pour construire ensemble.

Voici 3 ateliers, assez différents, qui pourront vous accompagner et vous aider à améliorer votre communication d’équipe :

  • GIVE AND TAKE

​​Cet atelier a pour objectif de permettre à chaque membre de l’équipe d’exprimer ce qu’il attend (TAKE) et ce qu’il va donner (GIVE) aux autres et de clarifier les rôles et attentes de chacun.

Pas de jugement et pas d’attaque gratuite (cf communication non violente).

Retour d'expérience :

J’ai eu l’occasion de faire cet atelier avec mon binôme.

Nous avons accueillis une nouvelle personne côté recrutement dans l’équipe (je rappelle >> équipe pluridisciplinaire, 3 business developer et maintenant 2 RH).

Nous avions besoin d’éclaircir les attentes et besoins de chacun dans le but de pouvoir mieux appréhender notre collaboration.

La question fil rouge de cet atelier → Qu’est ce que tu attends de ton binôme ?

L’atelier nous a pris 1h30 et un facilitateur nous a aidé à le mener.

Cet atelier nous a permis de nous rendre compte que nous avions les mêmes attentes, et ainsi de faire émerger des actions pour améliorer notre communication.

Rappel : pour chaque action, il faut un garant et une deadline.

  • ELEVATOR PITCH

Cet atelier permet de s’aligner sur la vision, l’objectif de l’équipe.

Je vous préconise de réserver un créneau de 1h30/2h (dépend du nombre de personnes), avec un facilitateur.

Prendre 5 fiches par personne et répondre aux questions suivantes :

  • En tant que … (nom de l’équipe)

  • Qu’est ce que nous faisons ?

  • Comment le faisons-nous ?

  • Pourquoi le faisons-nous ?

  • A qui nous adressons-nous ?

Exemple d’Elevator Pitch WakeUpRH => En tant que “WakeUpRH” nous accompagnons des équipes (hors équipes IT) à implémenter l’agilité dans leurs équipes, à l’aide de différents outils de coaching et de gamification (sous format d’atelier).

Nous le faisons car nous souhaitons apporter une approche différente des ressources humaines et nous nous adressons à des organisations en transformation.

L' Elevator Pitch va permettre à l’équipe de s’aligner sur son objectif, sur sa raison d’être. Pourquoi faisons-nous cela ? Quel est notre objectif ?

Idéalement, à la fin de l’atelier, écrivez l’elevator pitch sur un board mural, une affiche, pour l’avoir bien à la vue de tous.

  • LES JOURNÉES D’INTERVISION

Comme évoqué au début de l’article, je travaille dans une équipe pluridisciplinaire. Chez beNext, il y a 4 équipes et nous prenons le temps de nous retrouver 1 fois tous les 2 mois durant toute une journée.

Cette journée permet de s’aligner entre les différentes équipes, de s’assurer que nous suivons toujours notre vision globale et de partager ensemble nos réussites et problématiques.

On commence la matinée par une présentation des chiffres et un bilan des deux mois écoulés pour chacune des équipes.

L’après midi, nous passons aux cessions d’Open Space (ou Forum ouvert).

  • LES OPEN SPACE

L’Open Space, qu’est-ce que c’est ? Si on regarde sur google, on peut trouver cette définition (copier/coller mais qui illustre parfaitement le concept) : “il s’agit d’un rendez-vous au format innovant fondé sur les valeurs collaboratives et les principes d’échanges”. (Blog QualityStreet).

Et concrètement ? Il y a différents créneaux de 45 mins et différents lieux (war room, salle de réunion 1, salle de réunion 2, etc…).

Chaque participant peut “prendre un créneau” pour échanger sur un sujet de son choix.

Exemple : dans la War room, j’aimerai aborder le thème de la cooptation côté RH.

L’open Space commence quand il commence et se termine à une heure bien précise. Si une personne sent qu’elle n’a pas de valeur ajoutée durant cet open space ou qu’elle souhaite aller écouter un autre sujet, elle peut quitter “l’espace” où se déroule la discussion.

Nous venons de voir différents outils et tips pour améliorer la communication d'équipe, n’hésitez pas à nous solliciter concernant ces derniers.

En espérant qu'ils vous ont aidé :) On vous dit à très bientôt !

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